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文档管理系统

一种安全、结构化和协作的信息存储方法

挑战

随着4008云顶网站登录-4008云顶网站登录有限公司产生的信息量的增长, 组织实施文档管理解决方案变得越来越迫切.

另一种选择是将文档存储在一个共享驱动器上,无需严格许可就可以访问,这将使其成为用户的非结构化“文档转储”.

文档很容易命名错误, 把它们放在错误的位置, 把时间浪费在寻找文档及其最新版本上. 另外, 这些文件是否需要经过审批程序, 在没有解决方案的情况下,跨组织或不同部门遵循的流程更可能与标准流程不同.

确定文件在审批过程中的位置也具有挑战性,而且很耗时.

解决方案

4008云顶网站登录-4008云顶网站登录有限公司的 文档管理解决方案 提供一种安全和结构化的方法来存储信息.

角色和职责可以很容易地配置为通过权限为组织内部或外部各方提供协作驱动.

每个项目可配置的结构化文件命名约定确保了文档命名的一致性,因此可以很容易地在整个组织中搜索和识别信息.

集成工作流引擎鼓励用户遵循正确的审批流程,从而使整个业务流程标准化.

全面的搜索功能使用户能够快速、轻松地查找信息.

关键特性 & 主要好处

多样化的

单文件上传 & 批量文件上传

自动化

自动化文档修订和版本控制,确保所有版本保存在一起,以方便参考.

链接

作为参考文件或作为文件包一部分的文件的链接.

可定制的

可定制的文档寄存器,可以导出为CSV、Excel或PDF文件.

结构化的文件命名

结构化文件命名约定,根据文件的名称或预定义列表对每个项目进行配置.

可配置的

具有任务SLA提醒的可配置自动化工作流,用于文档审查和批准.

外部

具有有限访问权限的外部用户门户,便于与第三方协作.

查看文件

在不需要下载的情况下查看应用程序中的文档.

审计跟踪

对每个文档和工作流进行全面的审计跟踪,可以提高透明度和生产力.

全面的搜索

综合搜索功能与多个过滤器, 搜索在搜索, 通过对文档内容的搜索,使用户能够高效地查找信息.

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